Hej.
Tack för ditt meddelande.


Har man olika avdelningar på kommunen som skall faktureras så måste man skapa ett kundkonto/kundnummer per avdelningen.

Det finns sedan två alternativ till hur man kan indela kontakterna i olika grupper.
Alternativ 1 är lite krånligare men fungerar mycket bättre än alternativ 2:


Alternativ 1: (rekommenderas)

Här skapar man en klassifikationstyp (exempelvis "Kommunal"), efter detta en klassifikationsgrupp (exempelvis "Sollentuna Kommun") och sedan lägger man till varje avdelning till denna klassifikationsgrupp.


När ni så skall fakturera de olika avdelningarna så söker ni i kundregistret efter klassifikationsgruppen "Sollentuna" så skall samtliga konton i gruppen dyka upp i sökresultatet.


För att ni skall förstå lite bättre hur det fungerar, så kan vi dela in kontaktregistrert i en hierarki om tre delar:

Klassifikationstyp: Överst i grupphierarkin. Berättar om vilken typ av bransch som klassifikationsgruppen tillhör, exempelvis kommunal sektor, statlig sektor, bank sektor, råvaruindustri etc.

Klassifikationsgrupp: Mitten av grupphierarkin. Detta är själva gruppen som kontakterna indelas i. Det kan exempelvis vara en specifik kommun eller ett större företag med flera avdelningar.

Kontakten: Underst i grupphierarkin. Detta är alltså avdelningarna i en kommun eller ett större företag.

För att skapa klassifikationstyp och klassifikationsgrupp, gör följande:
1. Gå in på ett av de kundkort som tillhör en av avdelningarna till kommunen.
2. Gå till fliken "Kontakt" och sedan finner ni fältet "Klassifikation"
3. Klicka på förstorningsglaset som dyker upp längst till höger i fältet, när fönstret kommer upp så klickar ni på "Ny"
4. Klicka på fältet "Typ" och klicka igen på förstorningsglaset som kommer upp, och klicka på "Ny"
5. Här anger ni klassifikationstyp. Som kod kan ni exempelvis ange "KOMMUNAL" och som kommentar "Kommunal Verksamhet" Klicka på Spara.
6. Nu kommer ni tillbaka till klassifikationsgruppen. Nu kan ni exempelvis skriva "SOLLENTUNA" som kod, och sedan "Sollentuna Kommun" som kommentar. Typen har ni redan registrerat som KOMMUN. Klicka på Spara.
Nu kommer detta kontaktkort att ha klassifikationen SOLLENTUNA.

När ni registrerar nästa avdelning så kommer klassifikationstypen KOMMUNAL och klassifikationsgruppen SOLLENTUNA redan finnas tillgängliga, vilket gör arbetet lättare.


När ni så vill söka efter alla avdelningar i Sollentuna Kommun, så går ni in på kundregistret, klickar på "Kod" och i sökrutan skriver "Sollentuna"


Alternativ 2:

Ett mycket enklare alternativ är att helt enkelt skriva "Sollentuna" i kod-fältet i kundkortet, då kan ni bara klicka på "Kod" i kundregistret och söka på "Sollentuna" så dyker alla med denna kod upp, MEN det är viktigt att betona att ni då inte har samma möjlighet att söka efter denna grupp när ni ex. kör rapporter, ni kan med denna metod inte heller koppla denna grupp till en klassifikationstyp.
Rekommenderar er därför till att registrera era kontakter som i Alternativ 1.

För mer information om hur ni arbetar med klassifikationsgrupper, vänligen se manualen online:
http://hansamanuals.com/main/mailnumber___4834/theconf___588/manuals/version___84/hwconvindex.htm?shortcode=HW0105SETTINGS_Customer_Classifications


Mvh.

Per
HansaWorld Support