Rotinas para o início de um novo Período Financeiro

No final do exercício financeiro, os livros são encerrados e inicia-se um novo ano. Abaixo encontrará as rotinas que deverá seguir para abertura de um novo Período Financeiro:

1. Adicionar um novo Ano Fiscal para 2024 Através do Módulo Contabilidade (se não tiver acesso, terá de adquiri-lo através do nosso Marketplace, inApp "Contabilidade Integrada"), em Parâmetros > Anos Fiscais, adicione o novo Ano Fiscal para 2024. Poderá obter mais informações sobre este ponto através do link: https://www.hansamanuals.com/main/mailnumber___3340/theconf___515/manuals/version___71/english/hwconvindex.htm?shortcode=HW0107SETTINGS_Fiscal_Years

2. Adicionar uma nova Série de Números Fiscais Através do Módulo Faturação > Parâmetros > Números de Série Fiscais, deverá adicionar as novas séries a serem utilizadas neste novo ano (a data fim deverá ser 31/12/2024). Poderá obter mais informações sobre esta atualização através deste link: https://www.hansamanuals.com/main/english/manuals/levelzero___59060/theconf___514/mailnumber___59519/version___85/hwconvindex.htm NOTA: Caso não lhe apareça este parâmetro, deverá ser adquirida, através do Marketplace, a inApp Números de Série de Documentos

3. Adicionar um novo Período de Relatório Através do Módulo Sistema > Parâmetros > Períodos de Relatório. Poderá obter mais informações sobre este ponto através do link: https://www.hansamanuals.com/main/mailnumber___62022/theconf___533/manuals/version___85/english/hwconvindex.htm?shortcode=HW0107SETTINGS_Reporting_Periods

Como incluir o Código QR (QR Code) em meus formulários?
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 de fevereiro de 2019, e a sua regulamentação de agosto de 2020 (Portaria n.º 195/2020), a obrigatoriedade efetiva do QR Code será a partir do dia 1 de janeiro de 2022 (vide proposta de OE 2021). Contudo, a inclusão do QR Code nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes é já legalmente permitida a partir do primeiro trimestre de 2021, e a sua adoção pelas empresas transfere benefícios fiscais de acordo com determinados critérios.
Diante do acima exposto, os produtos HansaWorld foram atualizados para conter o QR Code nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes a partir da versão 8.5 2020-12-22, build 85350332. A build será disponibilizada para download e/ou atualizaçao até o dia 31/12/2020, e o arquivo necessário para importação dos modelos de formulários atualizados está anexo a esta postagem.
Assim sendo, a fim de poder usufruir da inclusão do QR Code nos formulários desses documentos, deve-se ter em consideração os tópicos abaixo:
1.1 Atualizar a versão do produto que utiliza, seja Standard ERP ou Standard Accounts, para a versão 8.5 2020-12-22, build 85350332 ou posterior, de acordo com a natureza de sua utilização: a. Para instalação client-server, atualizar o servidor, e ao iniciar a aplicação cliente novamente esta será também atualizada. b. Para instalação local, efetuar o download de um novo cliente, e importar seu arquivo de backup.
1.2 Após efetuar a atualização do produto, importar o arquivo que contém os modelos de formulários padrão para os diversos documentos, formatados para conter o QR Code. Para baixar o ficheiro, dirija-se ao seguinte link de referencia no fórum: https://forum.hansaworld.com/por/StandardAccountsForum/viewmessage/5159/8355558 Para efetuar a importação do arquivo: a. Efetuar o download do arquivo anexo e guardar em local de fácil acesso. b. No Módulo Sistema > Rotinas > Importar > Procura Manual de Ficheiros > Buscar o ficheiro que deseja importar, e clicar no botão “Abrir”. c. Aguardar alguns segundos até que findo o processamento.
1.3 Verificar através da impressão de um ou mais documentos, faturas, por exemplo, a aplicação do novo modelo de formulário contendo o QR Code.
1.4 Caso seja necessário efetuar manualmente a inclusão do QR Code em formulários: a. No Módulo Sistema > Registos > Modelos Formulários > Buscar o modelo que deseja alterar, e clicar duas vezes sobre o mesmo para abrir a janela de edição. b. Clicar no botão “Campo” e selecionar um local no formulário para inclusão do campo. c. Em “Nome Campo”, buscar e selecionar o “Portuguese QR Barcode”. d. Em “Estilo”, buscar e selecionar “QRCODE”. e. Para configurar o tamanho adequado do QR Code, garantir que haja uma diferença de 110 pontos entre “Esquerda” e “Direita”, e também 110 pontos entre “Topo” e “Base”, a fim de que possua ao menos 3 cm quando impresso. Por exemplo, se “Esquerda” possuir o valor "300", garantir que "Direita" possua valor "410", e o mesmo se aplica para “Topo” e “Base”. f. Posicionar o QR Code em um local apropriado. Note que pode ser necessário ajustar o layout de toda a página, reposicionando os elementos que nela existirem.
Para detalhes de como editar um modelo de formulário, acesse: http://www.hansamanuals.com/main/english/none/theconf___609/manuals/version___85/hwconvindex.htm
NOTA: para Standard Accounts será necessário subscrever ao in app “Editor de Formulários” para pode editar modelos de formulários.

IMPORTANTE:
2.1 O arquivo disponibilizado contém os modelos de formulários padrão para cada tipo de produto, e a associação destes para serem utilizados como padrão para impressão. Sendo assim, se antes utilizava um formulário denominado “FATURA” para impressão de faturas, a partir da importação do arquivo anexo, para a impressão de faturas será utilizado o formulário “FATURA_QR”, que é uma cópia do mesmo formulário “FATURA”, contendo apenas o QR Code. Portanto nenhum modelo de formulário será sobrescrito. a. NOTA: caso os modelos de formulários padrão nunca tenham sido alterados pelos usuários, não há qualquer impacto. b. Caso necessite utilizar os modelos de formulários anteriores, e adaptá-los para conterem o QR Code, será necessário seguir os passos indicados no procedimento indicado no tópico 1.4 acima para poder inserir o QR Code, e refazer a associação do modelo de formulário de acordo com o seguinte procedimento: http://www.hansamanuals.com/main/mailnumber___60103/theconf___609/manuals/version___85/langcode___PT/hwconvindex.htm?shortcode=HW0107FORM_Printing
2.2 Para novas instalações de produtos, isto é, que não farão ligação a empresas já existentes, ou que não terão qualquer backup importado, não há necessidade de importar qualquer arquivo. Isto porque os modelos de formulários padrão contendo o QR Code para os diferentes documentos já estão presentes nos dados padrão que são carregados automaticamente em toda instalação limpa.
NOTA: caso houver importação de backup ou ligação a empresa existente na cloud, a associação dos modelos de formulários para impressão será sobrescrita pelo backup ou pelos dados existentes em seu servidor, e neste caso será necessário importar o arquivo contendo os modelos de formulários com QR Code, e editar tal associação manualmente, de acordo com o procedimento indicado no tópico 1.4 acima.

Como actualizar o servidor Standard Accounts com instalação na cloud?

Este processo é válido para as instalações Standard Accounts a partir da versão 8.1 e desde que tenha efectuado a validação do seu email (Standard ID). Esse email tem de estar na ficha do utilizador.

1- Seleccione a página https://mystandard.hansaworld.com/loginpage

2- Seleccione a opção "esqueci-me da password"

3 - No campo Standard ID, indique o seu Standard ID e de seguida "Enviar"

4 - Veja na sua caixa de correio o email para alterar a password

5- Altere para a nova password (deve ter pelo menos 8 dígitos, sem caracteres especiais ou símbolos)

6- Faça login inserindo o endereço de email e a nova password

Compatibilidade de Sistema Operativo versão 8.4

O Standard Accounts, versão 8.4 é suportado nos seguintes sistemas operativos:

• OSX 10.11 ou superior
• Windows 7 ou superior
• Android 5.0 ou superior
• iOS 10 ou superior

Como actualizar o servidor Standard Accounts com instalação na cloud?

No caso de não ter a certeza se o seu servidor está instalado na cloud ou local, veja como proceder, consultando a FAQ "Como aceder ao ficheiro hansa.log e encontrar a identificação do servidor"
Para actualizar o seu servidor Standard Accounts já instalado na cloud, proceda do seguinte modo:


1- aceda à página https://mystandard.hansaworld.com/loginpage

2- Faça login com o seu Standard ID e password. O seu Standard ID é o email que tem associado ao seu utilizador

3- com o seu servidor na situação “not running”, selecione a opção “Actualizar Versão”

4- na janela de diálogo seleccione a opção “Actualizar Versão” e clique no botão Actualizar na versão Release

5- a situação do seu servidor é alterada para “Updating version”. Não interrompa este processo seleccionando outra opção na página. Aguarde até que a situação altere para “Not running”. Esta acção poderá demorar alguns minutos, dependendo do tamanho da sua base de dados. Pode fazer o refresh à página, no caso da situação não ser actualizada automaticamente. 

6- ligue o standard accounts no seu cliente. Este será atualizado automaticamente

Para inserir Saldos Iniciais deve:


1- Saldos iniciais de clientes:

1. Subscrever no Marketplace a funcionalidade "Contabilidade Integrada".
2. Do lado das Vendas, a forma mais fácil de criar saldos iniciais é apurando o montante total a ser recebido de cada cliente, num único lançamento na Contabilidade, como se se tratasse de uma única fatura. Pode em alternativa e para maior controlo, efectuar um lançamento por cada fatura. O processo de inserção da informação é o mesmo, sendo neste último caso mais detalhado.
• No módulo contabilidade, crie um novo lançamento, insira a data e um comentário.
• Insira a Conta de Devedores, seleccione o separador “B”, na coluna “T”, selecione “C” (Cliente).
• No campo “Nº Série”, introduza o número da Fatura a Receber, de seguida a data de vencimento e no campo “Empresa” indique o número do Cliente. Insira o valor em aberto da fatura a débito.
• Estes lançamentos ficarão disponíveis no módulo Gestão Vendas nas faturas a receber e contas correntes de clientes
• Poderá emitir recibos destas faturas.

2- Saldos iniciais de fornecedores:

1. Subscrever no Marketplace a funcionalidade "Contabilidade Integrada".
2. Do lado das Compras, procede-se de modo semelhante.
• No módulo contabilidade, crie um novo lançamento, insira a data e um comentário.
• Insira a Conta de Credores, seleccione o separador “B”, na coluna “T”, selecione “F” (Fornecedores).
• No campo “Nº Série”, introduza o número da Fatura a Pagar, de seguida a data de vencimento e no campo “Empresa” indique o número do Fornecedor. Insira o valor em aberto da fatura a crédito.
• Estes lançamentos ficarão disponíveis no módulo Compras nas faturas a pagar e contas correntes de fornecedores
• Poderá emitir pagamentos destas faturas.

3- Saldos iniciais da contabilidade:

1. Pode inserir os saldos iniciais da contabilidade de 2 formas.
• Tendo efectuado os saldos iniciais de clientes e fornecedores da forma descrita nos pontos 1 e 2, então simplesmente insira os saldos das restantes contas num lançamento de contabilidade, no dia anterior à data de arranque do sistema.
• Por exemplo, se vai iniciar a utilização deste sistema durante o ano fiscal, a 1 de Abril, então a data dos lançamentos dos saldos iniciais deverá ter a data de 31 de Março.
• Se iniciar a utilização do sistema no inicio do ano fiscal, a 1 de Janeiro, então deverá lançar os saldos iniciais com data de 31 de Dezembro do ano anterior.
• No caso em que apenas utiliza o módulo contabilidade, sem controlo de terceiros, então pode abrir os saldos da contabilidade através do parâmetro Saldos Iniciais.
• Note que apenas poderá utilizar este registo quando iniciar a utilização do sistema ano inicio do ano fiscal. Contas de custos e proveitos inseridas neste registo não são incluídas no SAFT.

A portaria 302/2016 de 2 de Dezembro altera em vários pontos a estrutura do SAFT, entre elas a obrigatoriedade de enviar por cada conta do plano a respectiva taxomomia.

Esta portaria altera também a informação relacionado com códigos IVA. As instruções estão em texto separado. Consulte as FAQ SAFT >> Portaria 302/2016 de 2 de Dezembro>> Actualização dos Códigos de IVA, como proceder?

De acordo com base de dados das nossas aplicações, em que o plano de contas transita para os diferentes anos fiscais, ao definir a correspondência do plano de contas com a tabela de correspondência nos anexos II e III da Portaria 302/2016, esta correspondência será efectuada para todos os anos inseridos na base de dados.

Poderá existir a necessidade de alterar o seu plano de contas ainda que se esteja a cumprir integralmente o novo Código de Contas do SNC publicado com a Portaria nº 218/2015, de 23/07, pela criação de subcontas, para que seja possível atribuir código de taxonomia autónomo de acordo com as tabelas publicadas nos anexos II e III:

O anexo II é aplicado às entidades que estejam a adotar o SNC Base ou Normas Internacionais de Contabilidade.

O anexo III é aplicado às entidades que estejam a adotar a Norma Contabilística para as Microentidades (NCM).



Microentidades

No caso das entidades que estejam a adotar a NCM, é necessário rever e confirmar se se estão a utilizar contas que, neste momento, são de uso exclusivo das entidades que estejam adotar o modelo geral do SNC.

O plano de contas sugerido pela HansaWorld inclui todas as contas, os utilizadores que reportem de acordo com a norma aplicável às microentidades terão de ter o cuidado de fechar ou apagar as contas não passíveis de utilização por este tipo de contribuintes.

A Hansaworld disponibilliza um ficheiro com a correspondência parcial entre o plano de contas e a taxomomia anexo II e III, criado a partir do plano de contas sugerido (e já alterado para fazer face a estas alterações).

O seu técnico de contas deverá sempre confirmar a tabela de taxonomia com o plano de contas em utilização

A - Antes de actualizar para a versão 8.4
1- Faça backup do seu sistema. Selecione o módulo Sistema, Rotinas, Exportar e Backup Automático. Aceda a www.mystandard.hansaworld.com, selecione gestão de ficheiros, renomear, selecione o ficheiro. Deve ficar devidamente identificado, por exemplo: TBAAMMDD-AntAct84.TXT
Pode também fazer o download para o seu computador: seleccione listar backups, seleccione o backup e Download
2- Imprima todos os relatórios da contabilidade: contas correntes, balancetes e exporte os SAFTs integrados dos diferentes anos. Ao alterar o plano de contas afectará todos os anos da base de dados, não podendo voltar a imprimir exactamente a mesma informação.

B - Correspondência Tabela de Taxonomia
1 - Faça login na sua aplicação e seleccione Módulo sistema
2 - Selecione Parametrizar e Informação de Empresa
3 - Seleccione o tipo de taxonomia que se aplica à empresa (S - SNC base, M - SNC Microentidades, N - Normas Internacionais de Contabilidade ou O- Outros Referenciais contabilísticos
4 - Faça download de um dos ficheiros disponibilizados pela HansaWorld que inclui a correspondência entre o plano de contas revisto e os anexos II e III da portaria 302/2016 de 2 de Dezembro
Download dos Anexos II e III da portaria 302/2016 de 2 de Dezembro
Download tabela Taxonomia SNC Base
Download tabela Taxonomia SNC Microentidades
Download tabela Taxonomia Normas Internacionais Contabilidade
Outros Referenciais Contabilísticos (não necessita de continuar com a parametrização)
5 - Selecione o módulo Sistema, Rotinas, Importar, Procura manual de ficheiros e importe o ficheiro que selecionou no ponto anterior
6 - No módulo Contabilidade, relatórios, Plano de Contas, na janela de definir, selecione a opção Imprimir Taxonomia" e “Excluir contas fechadas”
7- Confira que todas as contas de movimento do seu plano de contas têm o código de taxonomia de acordo com o Anexo que lhe é aplicável. No caso de alguma conta de movimento não ter associado um código de taxonomia ou não estar de acordo com o Anexo II ou III, terá de corrigir a tabela
8 - Prepare o seu novo Planode contas considerando as téxonomias em falta. Este trabalho é efectuado fora do sistema.

C - Corrigir tabela de taxonomia

Dependendo do resultado que obteve no relatório, poderá ter de alterar ou completar a informação. A HansaWorld disponibiliza os ficheiros com esta parametrização com base no plano de contas que sugere já adaptado e para as contas de uso mais corrente.
Pode consultar o plano de contas que sugerimos: Download de Plano de Contas Exemplo

1 - Seleccione no módulo contabilidade, parametrizar, taxonomia
2 - Procure pela linha com o código de taxonomia que necessita de corrigir
3 - Corrija a conta, ou intervalo de contas que devem ser incluídos no código que pretende. Note que pode indicar apenas 1 conta, 1 intervalo de contas, ou múltiplos intervalos de contas, por exemplo
12122 —>> apenas inclui a conta 12122
11:119999—>> inclui todas as contas do intervalo da conta 11 à conta 119999 mesmo que posteriormente abra uma nova conta de caixa, estará automaticamente incluído no código correto
2771:27719999999,27811:278119999999 —>> inclui as contas entre 2771 e 27719999 (pode criar novas subcontas que estarão automaticamente parametrizadas, e ainda as contas 27811:278119999999
No caso de necessitar pode utilizar mais do que uma linha para o mesmo código de taxonomia, desde que as contas sejam diferentes

D - Correção do Plano de Contas

NOTA: NÃO ENCERRE NEM ALTERE PARA CONTAS AGRUPADORAS CONTAS QUE TENHAM TIDO MOVIMENTO EM QUALQUER UM DOS ANOS INCLUÍDOS NA BASE DE DADOS

Voltamos a mencionar que após estas operações, para que os SAFT para anos anteriores a 2017 sejam exportados com o formato da portaria 274/2013 devem ser exportado do backup que reservou, necessitando de uma licença/instalação adicional para esse efeito.
Em alternativa, exporte os SAFT relativamente aos anos anteriores e de acordo com as portarias 274/2013 e guarde-os caso venha a necessitar antes de proceder à alteração do plano de contas. Serão estes os formatos exigidos pela AT em caso de fiscalização.

Dependendo do resultado do relatório Plano de contas com opção taxonomia, deverá caso a caso, avaliar a melhor forma de corrigir:
1- Contas de movimento sem movimento na base de dados: Pode alterar a conta de movimento para agrupadora, pode fechar a conta ou apagar
2- Contas de movimento - Movimentos em qualquer um dos anos fiscais
—>> Efectuar conversão de contas

Proceda à conversão de contas na sua base de dados:
2.1) - efectue um backup. Através do mystandard.hansaworld.com, renomeie o backup criado no servidor: seleccione gestão de ficheiros, renomear, seleccione o ficheiro, indique o novo nome e enviar. Pode alterar o nome de TBDDMMAA.TXT para TBDDMMAA-AntesConv.TXT. Na eventualidade de ter de repetir a operação irá necessitar deste backup.
2.2 - imprima um balancete analítico, c/ contas agrupadoras, incluindo o período de toda a base de dados, por exemplo de 1.1.2005:31.12.2017
2.3 - com base na preparação do seu novo plano de contas, no módulo sistema, parametrizar, conversão de contas, preencha a tabela indicando o código de conta antigo e código de conta novo (não preencha a coluna referente a IVA)
2.4 - módulo sistema, parametrizar, conversões - master, active a check box Converter contas
2.5) - módulo sistema, rotinas, exportar, backup automático. Irá ser criado um backup com toda a informação da base de dados no servidor. O nome do backup será TBDDMMAA.TXT
2.6) - em mystandard.hansaworld.com, seleccione a empresa, listar backups, seleccione o backup criado no ponto anterior e Repor backup
2.7) - complete o plano de contas com as novas contas
2.8) - Imprima novamente o balancete analítico e confirme que os valores e contas estão correctos, pela conferencia do balancete antes e depois da conversão. Se estiver tudo correto, passe para o ponto seguinte.
Se detectar algum erro, o mais comum são contas em falta, volte a repetir a operação, repondo o backup que efectuou no ponto 2.1
2.9) - no módulo sistema, conversões - master, desactive a check box. Pode deixar a tabela de conversão para referencia ou apagá-la.

Note que este processo converte todos os lançamentos na base de dados independentemente do ano.
Após confirmação de que os valores foram convertidos corretamente, seleccione todos os módulos que utiliza, um a um e verifique todos os parâmetros que incluem o POC, incluindo os modos pagamento, parametrização contabilidade, controlo contas subsistemas, relatórios.

Para aceder às funcionalidades de conversão de contas no Standard Accounts subscreva o in-app contabilidade integrada.

Para poder reutilizar tabelas de conversão em multiempresas, pode criar a tabela em excel, em duas colunas, fazendo depois copy/paste no setting conversão.

E - Multiempresa - reutilização do ficheiro de taxonomia

A tabela de taxonomia não está disponível ao utilizador para exportação. Pode utilizar a nossa tabela de base, efectuar as alterações em excel e copiar ou importar para empresas diferentes

1 - Abra o ficheiro da taxonomia com excel (ficheiro é enviado em formato .txt separador tab).
2 - Sem apagar nenhuma coluna ou linha (mesmo que sem valores)
3 - Altere ou complete as contas na coluna D
4 - Pode copiar cada uma das colunas para o Standard ERP (uma coluna de cada vez) ou
5 - Grave o ficheiro com o formato .txt separador tab. Apague os dados no parâmetro Taxonomia e no módulo sistema, importe o ficheiro. Pode validar o seu SAFT utilizando as ferramentas disponibilizadas pela AT, seleccionando a aplicação de validação local disponibilizada em http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/NEWS_SAF-T_PT.htm

Este link valida apenas estrutura do SAFT. Se algum campo obrigatório não estiver preenchido dará o alerta. Não faz validação do conteúdo.

É possível inserir uma imagem, como por exemplo o logotipo da empresa, no desenho de uma Fatura ou outro documento. Apenas pode inserir 1 Ficheiro LOGO

Para imprimir imagens nas Faturas ou outros documentos no Standard Accounts a partir da versão 8.0:

1. Subscrever no marketplace o in-app formulários. Confirmar a subscrição no carrinho de compras e confirmar o pagamento
2. No painel do Master Control, prema no ícone Módulos e seleccione com duplo clique a opção Sistema.
3. Em Registos, seleccione a opção Modelos Formulários
4. Faça duplo clique no formulário que pretende alterar, por exemplo, em FATURA.
5. Prema no botão Figura no canto superior direito.
6. No desenho da Fatura, faça um clique no local onde pretende inserir o campo, mantenha o botão do rato pressionado para baixo e desenhe um rectângulo.
7. Uma caixa de diálogo será aberta, onde poderá localizar o campo com maior precisão.
8. No campo Nome Ficheiro deve colocar apenas o nome do ficheiro, de forma a que o nome do logo seja LOGO.BMP (windows) ou LOGO.PDF (mac) Deve sempre colocar os dois formatos, nome em maiúsculas, criando 2 campos, um por cima do outro
9. Prema em OK para guardar as alterações.
10. No módulo sistema, selecionar rotinas, manutenção, Upload de Ficheiro Logo.
11. seleccionar os ficheiros que dever ter guardado em local acessível. Deve seleccionar os dois formatos. Cada ficheiro não deve ter mais do que 200K.
12. Premir Ok e aguardar que seja feito o upload dos ficheiros.

NOTA: Os logos não são visíveis no print preview, apenas quando imprime a fatura ou o documento que tenha alterado.
(Resposta com base da versão 8.3 do Standard Accounts)

Como recuperar de Documentos de venda devido a base de dados danificada nas aplicações Standard by HansaWorld?:

(Resposta Elaborada com base na versão 8.3 2017-03-07 do Standard Accounts)

Em situações excepcionais, por exemplo, no caso em que tenha de repor um backup anterior à data actual por base de dados danificada, tem de garantir que todas as faturas emitas estão na nova base de dados. Este processo obriga a regras muito específicas.

Caso tenha dúvidas ou necessite de ajuda, por favor, contrate e agende serviços com um parceiro autorizado para o ajudar nestas operações.

É muito importante que este processo seja feito na integra e corretamente. Certifique-se de que segue todos os passos correctamente para que não corra o risco de emitir facturas com duplicação de números.

1 - Reposição de Backup
Utilize esta função apenas em situações justificadas, como por exemplo, base de dados danificada.


https://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/home.action
O standard Accounts 8.3 deverá estar instalado na cloud. Para repor um backup, faça login em https://mystandard.hansaworld.com/loginpage, utilizando o seu Standard ID e password (email com que está registado)
Seleccione a opção listar backups
Seleccione o período pretendido por forma a incluir o backup pretendido
Selecione o backup e a opção Repor backup
Aguarde até que a operação tenha terminado


2. Configuração dos números de Serie Fiscais

No nosso exemplo, vamos assumir que o número de Série Fiscal da última fatura na base de dados é FC17/000009, com a data de 11 de Maio de 2017. As criadas depois deste número ficaram perdidas.

Certifique-se de que tem a subscrição dos números de série activa. Caso não esteja, subscreva a partir do marketplace. No módulo Faturação, em Parametrizar, Selecione "Números de Série Fiscais"

2.1. Fechar Série Fiscal
Em primeiro lugar vamos fechar a série actual para que não sejam criadas novas faturas na série actual.
Identifique a linha correspondente à série das faturas que tem de recuperar.
No campo "ate data", coloque a data da última fatura válida no sistema, no nosso exemplo 11 de Maio de 2017.
No campo "Ate", coloque o número dessa mesma fatura, 000009


2.2 Criar Nova Série Fiscal
Em segundo lugar, vamos criar uma nova série para as faturas
No campo "da Data", vamos colocar a partir da data que esta nova série vai ser utilizada, isto é, a data da próxima fatura, por exemplo, 17 de Maio de 2017
No capo até data, insira a data do ultimo dia do ano fiscal, 31 de dezembro de 2017
No campo Serie, insira a nova série identificativa para as faturas, e que deve ser única, por exemplo FC17A
No campo de 000001 ate 999999
No campo registo, seleccione Fatura


2.3 Criar Série Fiscal para Recuperação Faturas
Em terceiro lugar, vamos criar a série para recuperação de faturas
No campo "da Data", vamos colocar da primeira fatura a recuperar, por exemplo, 11 de Maio de 2017
No capo até data, insira a data da ultima fatura a recuperar, por exemplo, 16 de Maio de 2017
No campo Serie, insira uma nova série identificativa para as faturas recupureadas, e que deve ser única, por exemplo FC17R
No campo de 000001 ate 999999
No campo registo, seleccione Faturas Recuperadas de Base Dados Danificada


3 - Inserir Faturas Recuperadas
Continuamos a mostrar o exemplo de recuperar fatura em base de dados danificada.
Note que o procedimento é o mesmo para recuperar outro tipo de documentos


No módulo Faturação, selecione o registo faturas
Crie uma nova fatura
insira o cliente
data da fatura a recuperar, por exemplo 11 de Maio de 2017
insira todos os restantes detalhes exactamente como na fatura original
de seguida, no campo "Situação" seleccione da lista a opção "recuperada Base Dados Danificada"
No campo Série/Nº Fiscal Rec. insira o número fiscal da fatura recuperada, exemplo FC17/000010
guarde o registo

Confirme que a morada e todos os outros detalhes estão exactamente como na fatura original

Aprove o registo

Note que as faturas recuperadas tem de ser inseridas por ordem cronológica


4 - Novas Faturas (Faturação Normal)
Crie a suas novas faturas da forma habitual
Às suas novas faturas vai agora ser atribuído o novo número fiscal que criou, começando novamente a numeração em 000001 com a nova série FC17A

Onde posso gerar Guias de Transporte no Standard Accounts?:

1. Para conseguir gerar Guias de Transporte no Standard Accounts terá de ter os módulos Encomendas Clientes e Stocks subscritos no Marketplace.



2. O processo começa por criar uma Encomenda Cliente (no Módulo Encomendas Clientes), premindo em Novo.
3. Insira os detalhes relevantes, nomeadamente cliente, data, e artigos encomendados.
4. Uma vez feita a Encomenda, prema em "OK" e de seguida prema em "Guardar".
5. Vá ao menu Criar e escolha a opção "Entrega".
6. Aparecerá uma janela "Entrega: Verificar". No separador Transporte, insira a data da entrega e Hora Planeada de entrega

Utilizadores Globais permitem um Utilizador Registado aceder a várias empresas na Base de Dados, com uma única licença.
Note que no final do processo (alterar base de dados para suporte de utilizadores globais ou criar novo utilizador, deve sempre solicitar licença. Este passo repõe a configuração correcta do sistema, de acordo com o contrato na HW
Seguem as instruções de como proceder:
ANTES DE INSTALAR
Caso já esteja a utilizar o sistema, antes de proceder a estas alterações: - o Grupo de Acesso para o Administrador do Sistema deve ter activado os módulos Técnico, Sistema, e Integração.
De seguida, deve exportar os Grupos de Acesso: - Módulo Integração>>Rotinas>>Exportar>>Dados Sistema>>Grupos de Acesso
Utilizadores globais Parametrização:
1. Módulo Sistema>>Parametrizar>>Configuração do Sistema>>Colocar o número de utilizadores adquiridos.
- O número de utilizadores registados licenciados no campo: "Utilizadores" - O número de utilizadores concorrentes licenciados no campo:"Licenças Concorrentes"
2. Módulo Sistema>>Parametrizar>>Funcionalidades Opcionais>>Activar a Checkbox "Utilizadores Globais (recomenda-se partilhar Grupos de Acesso).
Partilha dos Grupos de Acesso: 3. Módulo Técnico>>Parametrizar >>Registos Partilhados>>Definir com Cmd+Enter (para Mac) ou Ctrl+enter (Windows) os registos Grupos de Acesso. Deixar os campos da empresa e para empresa em branco
4. Módulo sistema>>Parametrizar>>Grupos de Acesso: Criar os Grupos de acesso Em alternativa, caso tenha exportado os grupos de acesso pode nesta fase importar o ficheiro anteriormente exportado.
5. Módulo Sistema>>Parametrizar>>Informação da Empresa>>Separador "Reg">>Ativar a checkbox "Requere Utiliz”. Note que para empresas criadas em Portugal, esta check box está automaticamente activa. Não deve ser desactivada. —>> Apenas para Portugal.
6. Módulo Sistema>>Parametrizar>>Configuração do Sistema>>aumentar o número de utilizadores para o dobro
7. Módulo Sistema>>Registo>>Utilizadores>>em cada um das empresas, criar um utilizador com a mesma sigla e nome em todas as outras empresas, marcado como registado. —>> NOTA: Este passo só deve ser executado se a empresa for Portugal. Para empresas não sujeitas a legislação de Portugal, não deve efectuar este passo
8. Criar utilizadores Globais, selecione a empresa “Master” onde todos os utilizadores a aceder à base de dados serão criados. Sempre que um novo funcionário entrar na empresa, deve seguir o processo aqui mencionado: Módulo Sistema>>Registos>>Utilizadores Crie os utilizadores. Note que utilizadores globais devem ser registados. Crie a mailbox, a partir do menu de operações disponível na janela de visualizar no registo de utilizadores
9. Módulo Técnico>>Registos>>Utilizadores Globais Crie um utilizador global, definindo na matriz, por utilizador, quais as empresas a que têm acesso e qual o grupo de acesso.
Mailboxes:
Módulo Técnico>>Parametrizar>>Mailboxes>>sublinhar a mailbox a eliminar>>Clicar em Propriedades>>Menu Registo>>Apagar (CmdShift D)
Para criar mailboxes:
Módulo Sistema>>Registo>>Utilizadores>>sublinhar com um clique no utilizador a criar a mailbox>>Menu Operações (Rodinha dentada) >>Criar Mailbox
Quando um funcionário sair da empresa: No Utilizador Global, clicar na check box fechado Confirmar que no registo de utilizador também está fechado

Para subscrever funcionalidades no Marketplace do Standard Faturação:

Tem de estar pelo menos na versão 7.0 2013-02-21, depois:
- Na Janela de Master Control clique no icone "Marketplace"
- Escolha a subscrição que pretende efectuar (Pode efectuar subscrição por 1, 3 ou 12 Meses, aparece a informação da quantidade no titulo da subscrição)
- Ao clicar no botão de adicionar irá aparecer a janela para inserir os detalhes do cartão de crédito
- Caso não possua nenhum cartão de crédito recomendamos que proceda da seguinte forma:
Em qualquer caixa multibanco:
1) Selecionar a opção Serviço MB NET
2) Digitar o código Secreto MBNET (mínimo 6 números), e digitar novamente para confirmar
3) Selecionar uma das opções: "Parte no ecrã e parte via SMS" ou "Todos os dados no ecrã"
4) Digitar o montante máximo de compras por dia
5) Retirar o cartão e o talão. Nesse talão consta a identificação para entrar no site MBNET
Para criar um cartão temporário:

1) Entrar no site https://www.mbnet.pt/site/do
2) Introduzir o nome de login + password
3) Em "Criar cartão Temporário" seleccionar "Cartão Tradicional" e introduza o valor pretendido para o cartão
4) Será dado um cartão temporário e deverá copiar os dados para os campos correctos no nosso marketplace.

- Volte novamente ao marketplace e insira os dados do cartão.
- Clique em Pagar. Os módulos serão adicionados automaticamente.

Não. Se optar por não subscrever funcionalidades ou módulos no Marketplace, o SAFT continua disponível em: Rotinas>>Exportar>>SAFT

1. Em resumo: a exportação do SAFT está incluída no pacote base, NÃO necessitando de subscrever módulo no Marketplace para este efeito.

Até à data o site das Finanças indica que a partir de 1 de Outubro 2013 são aceites os formatos das portarias seguintes: n.º 274/2013, n.º 1192/2009, n.º 160/2013

1. Até à data o site das Finanças indica que a partir de 1 de Outubro 2013 o formato de SAFT a enviar deve ser o aprovado pela Portaria n.º 274/2013 (que corresponde à versão 7.2 do Standard Accounts). Acresce também que ainda é possível submeter o SAFT com os antigos formatos, da Portaria n.º 1192/2009 (que corresponde à versão 7.0 do Standard Accounts) bem como a portaria n.º 160/2013 (que corresponde à versão 7.1 do Standard Accounts).
2. Em resumo, por ora ainda é possível submeter em Outubro 2013 o SAFT gerado nas versões 7.0, 7.1 ou 7.2 do Standard Accounts. Na altura de submeterem o ficheiro é necessário escolher a Portaria correta.

Não vou adotar o novo Regime Caixa IVA, posso entretanto começar a emitir faturas e recibos sem proceder já à atualização para a versão 7.2?

1. Sim. Deve entretanto antes do prazo legal para submeter o SAFT de Setembro, efetuar a atualização para a versão 7.2

Na versão 7.2 ao tentar guardar um Recibo obtenho o seguinte erro: "Não são permitidos clientes diferentes"

1. Esta mensagem de erro indica que está a tentar inserir no mesmo recibo Faturas pertencentes a diferentes clientes.
2. a partir da versão 7.2, só é possível criar um Recibo para um único cliente.

Quando submeto o ficheiro SAFT obtenho uma mensagem de erro.
A mensagem obtida é a seguinte:
O ficheiro seleccionado não está de acordo com o formato exigido.
Erro: cvc-elt.1: Cannot find the declaration of element 'auditfile'

A mensagem obtida significa que o ficheiro SAFT não foi devidamente exportado. É necessário voltar a fazer a exportação.

A portaria 382/2012 referente à Comunicação de Guias de Transporte às Finanças entra em vigor quando?

A portaria 382/2012 estava prevista entrada em vigor a 1 de Maio de 2013, no entanto foram publicadas as portarias n. 160/2013 de 23/04 e 161/2013 de 23/04 com novidades sobre este tema.

Foram publicadas as portarias n. 160/2013 de 23/4: prorroga a data de alteração em vigor da nova estrutura do SAFT, de 1 de Maio para 1 de Julho bem como introduz alterações adicionais à sua estrutura.

e a no. 161/2013 de 23/4:  prorroga a data de alteração em vigor do novo regime de bens em circulação também para o dia 1 de Julho de 2013.

O texto integral das portarias pode ser consultado no link:  http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/07900/0245702483.pdf

Estamos a acompanhar as alterações e a proceder às necessárias alterações para que os novos requisitos sejam disponibilizados em tempo útil.